IA et Automatisations sécurisées pour PME
Demandes oubliées, devis en attente, factures qui partent trop tard : vos équipes perdent du temps à ressaisir les mêmes informations, et votre activité en pâtit.
Synoctia conçoit et déploie des automatisations et des systèmes d’IA adaptés à vos outils pour mieux suivre chaque dossier. Vos équipes gardent la main sur les décisions.
1 h d’échange · Sans engagement
De la demande entrante au paiement
Exemple illustratif
01 · Demande reçue
Qualifiée et attribuée
02 · Devis préparé
Envoyé, relance planifiée
Validation humaine
03 · Prestation terminée
Fin de prestation confirmée
Validation humaine
04 · Facture émise
Selon vos règles de facturation
05 · Paiement enregistré
Dossier suivi jusqu’à son issue
25 ans d’expérience IT dans l’équipe
Architecture, sécurité et maintenance pour des systèmes conçus pour durer.
Le vrai blocage comme priorité
Nous cherchons l’étape qui limite votre capacité, votre qualité ou votre marge.
Vos outils comme point de départ
Nous intégrons l’existant et proposons un changement seulement lorsqu’il est utile.
Près de Bordeaux, à vos côtés
Nous pouvons rencontrer vos équipes sur place, du cadrage au suivi.
Pourquoi commencer ici
Savez-vous combien de demandes restent sans réponse, combien de devis attendent d’être envoyés ou relancés, et combien de prestations terminées ne sont toujours pas facturées ? Identifiez d’abord ces fuites pour savoir où agir.
Si le diagnostic montre que le principal blocage se situe dans la production, la fidélisation ou ailleurs, Synoctia recommandera de traiter cette priorité.
Cas d’usage
Synoctia examine avec vous les processus métier pour repérer les étapes qui ralentissent l’activité. Nous les fluidifions avec des automatisations et, lorsque c’est utile, de l’IA agentique adaptée à vos outils et à vos règles. Vos équipes gardent la main sur les décisions et retrouvent du temps pour la relation client, le pilotage et l’amélioration de l’activité.
Aujourd’hui
Les demandes arrivent par mail, formulaire ou téléphone. Le temps de les saisir, qualifier et attribuer, certaines attendent plusieurs jours ou se perdent.
Avec Synoctia
Les demandes sont automatiquement centralisées, préqualifiées et attribuées dans votre CRM. Celles qui restent sans prochaine action sont signalées à votre équipe, qui décide de la suite.
Plus de demandes suivies, plus d’opportunités de rendez-vous.
Aujourd’hui
Après le rendez-vous, les informations sont dispersées. Il faut les retrouver et les ressaisir pour créer la proposition commerciale. Faute de temps, le devis tarde à partir ou reste sans relance.
Avec Synoctia
L’agent IA rassemble les informations et prépare le devis selon vos règles. Votre équipe contrôle avant toute opération sensible ; l’agent envoie le devis et organise le suivi jusqu’à la clôture.
Réduisez le temps de préparation et les offres laissées sans suivi.
Aujourd’hui
Prestation achevée, les justificatifs restent à retrouver et le dossier à vérifier. La facture attend parfois plusieurs semaines, au détriment de la trésorerie.
Avec Synoctia
Après validation de la prestation, l’agent IA rassemble les données, prépare la facture selon vos règles et signale les manques. Votre équipe contrôle et valide ; l’agent l’envoie au client.
Réduisez le délai entre la fin de prestation et l’émission de la facture.
Aujourd’hui
Les factures échues se mêlent aux autres dossiers. Il faut vérifier les paiements, retrouver les échanges et relancer à la main. Certains retards ne sont repérés que lorsque la trésorerie se tend.
Avec Synoctia
Les échéances sont surveillées selon vos règles. L’agent prépare les relances avec le contexte du dossier et signale les cas à arbitrer. Votre équipe valide l’envoi et traite les litiges.
Repérez plus tôt les factures échues qui nécessitent une action.
Avant / après
Avant de mettre une solution en place, nous relevons avec vous des indicateurs simples sur votre fonctionnement actuel.
Après sa mise en service, nous comparons les mêmes indicateurs pour mesurer les progrès obtenus.
Combien de demandes attendent encore une réponse ou une prochaine action ? Dans quel délai sont-elles prises en charge ?
Combien de temps faut-il pour envoyer un devis après un rendez-vous ? Combien d’offres restent ensuite sans relance ?
Combien de jours séparent la fin d’une prestation de sa facturation ? Combien de factures échues attendent encore une action ?
Combien d’heures vos équipes consacrent-elles chaque semaine aux ressaisies, aux recherches d’informations et aux vérifications manuelles ?
Vous mesurez concrètement les délais raccourcis, les oublis évités et le temps administratif libéré.
Votre premier pas
Le pré-audit offert transforme un problème encore diffus en prochaines étapes concrètes, adaptées à votre fonctionnement et à vos outils.
Nous examinons votre fonctionnement, vos outils, les difficultés observées et vos priorités.
Vous recevez des recommandations sur les processus à traiter en priorité pour obtenir un bénéfice concret sur votre activité.
Ces recommandations sont accompagnées d’un devis précisant le périmètre, le calendrier et les conditions nécessaires.
1 h maximum · Recommandations et devis · Sans engagement
Notre méthode
La mise en production intervient en S4. L’accompagnement se poursuit ensuite pour superviser la solution, corriger les écarts et faciliter son appropriation.
Échanger sur vos processus et vos outils pour repérer les opportunités d’automatisation et d’IA.
Écouter vos équipes, cartographier un flux métier et évaluer sa faisabilité technique.
Construire les automatisations et les agents IA en privilégiant la connexion de vos outils.
Déployer et tester la solution. Définir les contrôles humains avant tout envoi ou opération sensible. Former vos équipes.
Superviser le fonctionnement, corriger les écarts et suivre l’appropriation de la solution par vos équipes.
Pourquoi Synoctia
Un projet d’automatisation repose sur deux dimensions :
Synoctia réunit ces expertises au sein de la même agence et les mobilise ensemble à chaque étape du projet.
Découvrir l’équipe Synoctia
Architecture, sécurité et déploiement
25 ans d’expérience dans l’IT et l’open source. Vincent conçoit l’architecture, sécurise les intégrations et veille à la fiabilité de la solution dans la durée.
Suivi de projet, automatisation et accompagnement
20 ans d’expérience en entreprise et en gestion de projets. Laurence analyse les processus, coordonne le projet et accompagne les équipes jusqu’à l’adoption.
Questions fréquentes
Périmètre, délais, outils, sécurité, responsabilités et mesure : les réponses essentielles avant de fiabiliser le cycle demande, devis, facture et relances.
Elle s’adresse principalement aux PME qui traitent des demandes commerciales, établissent des devis et suivent leurs factures dans plusieurs outils. Le pré-audit vérifie si ce cycle constitue réellement votre priorité.
Il s’agit d’un échange d’une heure maximum, sans engagement, pour comprendre votre fonctionnement, vos outils, les difficultés observées et vos priorités. À son issue, nous vous remettons des recommandations sur les processus à traiter en priorité pour obtenir un bénéfice concret sur votre activité, accompagnées d’un devis.
La solution part de vos outils actuels : messagerie, CRM, logiciel de gestion, ERP ou tableurs. Un remplacement est envisagé uniquement lorsqu’une limite technique empêche une intégration fiable.
Ce délai concerne un premier périmètre clairement défini, avec des outils accessibles et un processus suffisamment stable. L’audit de la première semaine confirme la faisabilité et peut conduire à ajuster le calendrier.
Nous définissons les droits d’accès, les données utilisables, leur conservation, les traces et les services autorisés. L’architecture est choisie selon la sensibilité des informations et les contraintes de l’entreprise.
Les prix, engagements commerciaux, exceptions, fins de prestation, litiges et messages sensibles restent attribués à une personne identifiée. Les validations nécessaires sont définies avant la mise en production.
Le coût dépend du périmètre, des outils à connecter, du volume, des exigences de sécurité et du niveau d’autonomie souhaité. Une proposition chiffrée est établie après le pré-audit et la validation du périmètre.
L’accompagnement se poursuit de la semaine 5 à la semaine 8. Cette période sert à superviser le fonctionnement, corriger les écarts, accompagner les équipes et vérifier l’appropriation de la solution.